Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de gebruiksvoorwaarden van Rootboard en geldt automatisch zodra je een Rootboard-account gebruikt. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je koppelt; Superworkx B.V. (Social Roots) is verwerker.

1. Partijen

• Verwerker: Superworkx B.V., handelend onder Social Roots, Bruistensingel 500, 5232 AH 's-Hertogenbosch, KvK 27252119, btw NL811020034B02.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de gebruiker of organisatie die het Rootboard-account houdt.
• Contactpunt privacy: rootboard@socialroots.nl.

2. Onderwerp, duur en aard van de verwerking

Rootboard haalt op jouw instructie gegevens op uit de kanalen die jij koppelt, slaat die op, combineert ze en toont ze in dashboards en rapporten. De verwerking duurt zolang je account actief is en eindigt zoals beschreven in artikel 8.

3. Soorten gegevens en betrokkenen

• Gebruikers van jouw account: naam, e-mailadres, rol, inlog- en activiteitsgegevens.
• Ontvangers van rapporten: naam en e-mailadres die jij invoert.
• Kanaalgegevens: campagne-, website- en socialstatistieken, doorgaans geaggregeerd en niet herleidbaar tot personen.
• Toegangstokens van de kanalen die jij koppelt.

Rootboard is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens. Voer deze niet in.

4. Instructies

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend op jouw gedocumenteerde instructie, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en in de instellingen die jij in Rootboard kiest. We gebruiken jouw gegevens niet voor eigen doeleinden en verkopen ze niet.

5. Beveiliging

• Versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en opslag.
• Toegang op basis van rollen, met scheiding per workspace via rowlevel security.
• Logging van beheeracties en toegang tot gekoppelde kanalen.
• Back-ups met herstelmogelijkheid en periodieke beveiligingsreviews.
• Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen en nooit in rapporten getoond.

6. Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor het inschakelen van onderstaande subverwerkers. We melden een nieuwe of vervangende subverwerker minimaal 30 dagen vooraf per e-mail; je mag dan bezwaar maken en de overeenkomst kosteloos beëindigen.

Voor doorgifte buiten de EER gelden standaardcontractbepalingen of een geldig adequaatheidsbesluit.

7. Bewaartermijnen

• Rapportage- en kanaaldata: zolang je account actief is, daarna 30 dagen en dan definitief verwijderd.
• Accountgegevens: tot 3 maanden na beëindiging van het abonnement.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Logs en foutmeldingen: 90 dagen.
• Back-ups: maximaal 35 dagen, daarna automatisch overschreven.

8. Teruggave en verwijdering

Je kunt je gegevens op elk moment zelf exporteren als PDF, CSV of via de API. Na beëindiging heb je 30 dagen om te exporteren; daarna verwijderen we de gegevens volgens artikel 7. Op verzoek verwijderen we eerder.

9. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren we je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat we ervan weten, met de bekende feiten, de vermoedelijke gevolgen en de genomen maatregelen.

10. Rechten van betrokkenen en audits

We helpen je bij verzoeken van betrokkenen en bij een DPIA. Eén keer per jaar kun je, na aankondiging van 30 dagen, een audit laten uitvoeren of onze rapportages opvragen. Kosten van een audit zijn voor jouw rekening, tenzij er tekortkomingen worden vastgesteld.

11. Geheimhouding en personeel

Iedereen die namens ons toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding en krijgt alleen toegang voor zover dat nodig is voor support, onderhoud of beveiliging.

12. Slotbepalingen

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijd met de gebruiksvoorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor op het punt van gegevensverwerking. Een ondertekende versie is op aanvraag beschikbaar via rootboard@socialroots.nl.